Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě prakticky

(č. akreditace AK/PV-117/2019) Kurz je zaměřen na praktické problémy vedení spisové služby v kontextu platných právních předpisů v rozsahu níže uvedeného obsahového rámce. Měl by Vám pomoci se zorientovat ve složitém labyrintu moderní elektronizované společnosti ve vztahu ke správě dokumentů. Získáte přehled o tom co a jak dělat pro vnesení pořádku do předarchivní péče o dokumenty za účelem jejich přesné evidence, rychlého vyhledávání, ověřování jejich věrohodnosti, ochrany osobních údajů, právní průkaznosti a poskytování informací klientům.

Obsah

1. Aktuální právní úprava, současná praxe, připravované změny

1.1 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
1.1.1 Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
1.2 Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (eIDAS)
1.3 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
1.3.1 Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
1.3.2 Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
1.4 Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
1.5 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV částka 57/2017 (část II))

2. Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a zákona č. 500/2004 Sb., správní řád

2.1 Definice
2.2 Kdo vykonává
2.3 Formy spisové služby
2.4 Základní pojmy

3.Spisová služba jako informační systém organizace

3.1 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
3.2 Integrace s jinými informačními systémy (Czech POINT, RŽP)

4. Zásady práce s písemnostmi

4.1 Bezpečnost
4.2 Ochrana osobních údajů
4.3 Základní zásada pro listinné dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby
4.4 Náležitosti elektronických dokumentů
4.5 Autorizovaná konverze
4.6 Konverze do výstupního datového formátu
4.7 Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky

5. Interní předpisy – skartační a spisový plán

5.1 Spisový a skartační řád - náležitosti
5.2 Spisový a skartační plán – obsah, struktura

6. Příjem, třídění a označování písemností

6.1 Náležitosti doručených elektronických a listinných dokumentů
6.2 Jednoznačný identifikátor
6.3 Jmenný rejstřík
6.4 Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů

7. Evidence běžných a utajovaných písemností

7.1 Základní evidenční pomůcky – elektronický systém spisové služby, podací deník
7.2 Samostatné evidence
7.3 Číslo jednací, evidenční číslo
7.4 Tvorba spisu
7.5 Utajované dokumenty, nakládání s dokumenty označenými „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“

8. Oběh a vyřizování písemností

8.1 Oběh dokumentů v organizaci (podatelna, výpravna)
8.2 Vyhotovení dokumentu
8.3 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
8.4 Odesílání dokumentů
8.5 Vyřízení dokumentu, uzavření spisu

9. Ukládání písemností

9.1 Spisovna, archiv
9.2 Kontrola úplnosti
9.3 Výstupní datové formáty
9.4 Zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů

10. Informace o stavu písemnosti

10.1 Metadata
10.2 Transakční protokol

11. Vyřazování písemností – skartace

11.1 Předmět skartačního řízení
11.2 Proces skartačního řízení
11.3 Skartační řízení v elektronickém systému spisové služby

Co si odnesli minulí účastníci:

"Nejvíce užitečná pro mě byla část, která se týkala mého pracovního zařazení - přejímka, zpracování a předávání dokumentů pracovníkům, vedení spisové služby - ukládání dokumentů - vyřizování - uzavření spisů."

"Největším přínosem pro mě bylo upozornění na nové skutečnosti týkajících se spisové služby - vyřazování dokumentů – Spisovna."

"Celé to bylo pro mne poučné a prakticky zacílené."

"Doplnila jsem si potřebné věci stran konverze, elektronického podpisu a el. dokumentu."

Rozsah

1 den

Lektoři

o lektorovi

Místo konání

Klimentská 1443/50, Praha 1 - Nové Město

Cena

1450 Kč